记住。
远程工作管理有三个主要要素。
团队、工具和流程。
在之前的章节中，我们讨论了管理远程团队以及将现有流程迁移到远程劳动力的过程。
（如果您错过了我们之前的指南，您可以在上面的链接中查看。）
目录
团队
工具
1. 顺畅沟通——Slack
2. 密码管理——LastPass
3. 视频会议和签到——Zoom
4. 任务分配和管理——Trello
流程
1. 制定自由职业者入职标准操作程序
2. 使用项目管理工具建立流程
3. 创建质量保证流程清单
4. 定义每周 Scrum 冲刺的议程
5. 处理所有客户的报告和内部工作
6. 设置通话、会议和签到来设定团队节奏
7. 培育问责文化
总结
团队
这是最重要的因素。
而且，它的建造难度也是最大的。
让我们为您分解一下。
并非每个人都愿意（或舒适）进行远程工作。
这就是为什么你的团队必须要有能力和动力来完成远程设置。
为此，请记住以下几点：
聘请实干家：实干家懂得做事的艺术——即使是在与世 B2B电子邮件清单 隔绝的岛上。你不必经常跟进他们，就能知道事情是否井然有序——你会自动知道。
话虽如此，作为一名经理，你仍然需要围绕最基本的要求提供指导和方向，让他们达成共识。
一旦实现这一点，您就会看到实干家们开始工作并且很快就表现出色。
远程雇员和自由职业者的技能评估
雇佣值得信赖的人：没有信任，远程工作就无法维持。一旦你无法信任对方，远程工作就会陷入停滞。
如果你发现自己担心对方在做什么，或者更糟的是，他们无所事事，那么你就把你的精力花在了不该做的事情上。
信任是关键。
信任员工：信任是双向的。
你需要信任你的员工，他们也需要信任你。
聘请善于用文字表达的人：在同地系统中，信息可以当面分享。你可以直接走到人们面前，问他们发生了什么事。
然而，在远程设置中，情况有点不同。
文字交流是必须的。这就是为什么 Slack、Skype、Teams 等工具是你生活中不可或缺的工具。
选择不需工作场所也能适应的人：即使是远程团队，社交也很重要，但事实是——社交要求远低于同地团队。
你无法亲自为他们提供支持，因此选择能够适应远距离关系的人。有远程工作经历的人是不错的选择。
工具
如果没有工具我们会怎样？
以下是您可以查看的工具类别列表。我们在每个类别中都提到了一个免费工具。
虽然具体的工具并不重要，但重要的是充分利用它们。
这并不是要选择行业中最好的工具，而是要选择最适合他们用途的工具。
1. 顺畅沟通——Slack
从本质上来说，Slack 是一个真正的虚拟办公室。
如果您使用 Slack，则表示您在办公室。
Slack 中的群聊室可以用作建立团队精神甚至开展团队建设活动的工具。
在管理方面，Slack 允许您创建不同的频道。
根据您的要求，您可以按项目、子项目或每个任务创建频道。
在那里，您可以添加所需的成员并在共享文件时与他们实时交流。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
您还可以利用这个空间来缓解工作相关的紧张情绪。
您可以创建有趣的频道来交换笑话、琐事或任何内容，以保持您的团队的积极性、参与度和凝聚力。
谁说你不能远程进行闲聊？
2. 密码管理——LastPass
想要专业建议吗？
获取 LastPass。
它使处理密码变得更容易。
由于每个客户有如此多的项目和如此多的受密码保护的资产，因此使用一个既可以作为管理器又可以作为所有这些密码的存储库的工具是有意义的。
否则，就会出现以下趋势：
密码隐藏在聊天记录深处
危害客户和内部安全
弄乱密码并被锁定——是的，这种情况比你想象的更常见
3. 视频会议和签到——Zoom
还有其他视频会议工具，如 Hangouts、Skype、GoToMeeting 等。
但不知何故，Zoom 却成为了最受欢迎的应用程序，这就是它被列入我们名单的原因。
您可以将这些工具与您和您的团队的日历同步，并安排每周签到、更新或一般一对一讨论。这些工具在管理远程团队时非常有用。
4. 任务分配和管理——Trello
Trello（以及大多数项目管理工具）提供了直观的界面。
您只需使用拖放功能即可创建任务列表、设置工作流程、管理管道的不同阶段、根据状态分离任务和项目等等。
Trello 是集中式的，因此提供完全的透明度。您可以通过查看您的面板并相应地分配任务来检查队友的带宽。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
您可以为项目的不同阶段创建卡片，并在卡片内分配任务。这些任务可以是带有说明或简单文本的清单形式。
还有更多。
您还可以在分配任务时上传重要文件和文档。这样，负责完成任务的人员就可以使用所有文件。
总而言之，这些项目管理工具还可以帮助您全面了解所有项目。您可以使用这些工具中的各种报告和自动化功能来简化日常任务。
但是，要知道这一点。
工具的好坏取决于使用它们的人。
它们不是你的一切。
流程
虽然团队是最重要的因素，但流程才是组织的定义。
您可能不喜欢考虑“过程”。
您可能会觉得流程的想法有些限制且僵化。
开始将流程视为“我们的工作方式”。
它们提供了清晰的结构和如何进行的指导。这样，它们可以让每个人都达成共识，并确保更少的错误。
话虽如此，我们并不是说流程必须一成不变或僵化。老实说，流程可以像您的公司文化一样灵活。您可以利用团队的反馈来改进流程，并在必要时对其进行优化。
本质上，任何流程都应建立在反馈回路的坚实基础上。有了反馈回路，经理和项目工作人员都可以轻松管理进度。
这里有几点需要记住。
1. 制定自由职业者入职标准操作程序
我们在本系列的前几篇文章中已经讨论过这个问题。
2. 使用项目管理工具建立流程
我们提到使用 Trello 来管理项目和截止日期，但让我们更深入地探讨一下。
我们知道 Trello 能够为整个流程提供全面清晰的说明，但要做到这一点，您需要保持项目的精简。
假设手头的任务是在 LinkedIn 上发布内容，您可以按照以下方式使用 Trello（或任何项目管理工具）来提高工作效率：
将整个活动划分为不同的阶段。我们可以进行以下阶段划分：
内容提示
内容初稿
客户反馈
修订
一切顺利
发布
这样一来，您就有足够的空间根据阶段来管理资源。
这将帮助您并行工作。
例如，当一组作家致力于初稿时，可能会有其他人致力于内容提示，还有人致力于发布已批准的内容。
在项目管理工具（本例中为 Trello）上，为各个阶段准备列表/卡片，列出每个阶段的任务，并为其分配优先级顺序和适当且相关的标签。
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在需要的地方用文件支持您的任务和卡片——以便执行任务的人员可以从一个地方访问所有所需文件。
从第一个阶段开始，即内容提示。从此阶段完成的项目可以移至下一阶段（初稿）。
当您将卡片从第一阶段移至第二阶段并为作者创建任务时，他们会实时收到通知。
在采取行动时，继续分阶段移动卡片。这样，您不仅可以清楚了解正在进行的工作，还可以了解整个工作流程——如果出现任何问题，您可以修复它！
3. 创建质量保证流程清单
回到前面讨论的例子，如果您的活动是将内容发布到 LinkedIn，并且您已将其分为如上所述的不同阶段，那么您就已经有一个良好的开端了。
现在，您需要深入了解每个阶段，逐项执行任务，并为每个任务创建一个流程清单。
通过这样做，你将节省大量稍后审查工作的时间。
举个例子，如果我们处于“起草内容”阶段，并且你已指派团队成员完成其中一篇帖子的任务，那么你可以在提交之前为他们提供一份清单来衡量他们的工作质量。
例如，对于提到的任务，流程清单可能看起来像这样：
使用简短的句子。
每个段落的长度都不应超过 4 个句子。
尽可能使用支持性视觉效果。
遵守字数限制。
在重要的地方添加超链接。
检查是否存在抄袭，并在最后添加报告。
使文章尽可能具有可操作性。
有了这个清单，作者写完文章后就可以检查已经完成的项目。
然后，在审查时，您可以回过头来检查缺失的项目 - 并帮助作者填补空白。
这样，您还可以快速检查是否满足所有标准且质量没有受到影响！
4. 定义每周 Scrum 冲刺的议程
每周的 Scrum 会议非常有用，因为它们为整个团队提供了协作和确定职责的机会。
许多团队发现很难确定每个冲刺的工作分工——因此采用这种敏捷实践非常重要。
这使得团队更容易团结一致地运作，并且队友对他们应该完成的任务更有信心。
以下是成功定义每周 scrum 脚本议程所需的方法：
评估路线图
您应该花时间审查项目的路线图。它将为两个重要概念（史诗和变体）设定背景，这将为规划、跟踪和交付工作提供必要的支撑。
确保路线图已更新、与船上的每个人共享，并在冲刺会议之前在项目管理工具中提及
开会前开会
我们不提倡在会后开会，但冲刺规划需要这样做。（如果打个电话就够了，就不要开会。）
任何冲刺规划理想情况下都涉及两项任务 - 整理积压工作并决定下一个冲刺的工作。
积压工作整理只是确保积压工作得到整理，并且：
造成积压的瓶颈问题已得到解决
资源分配/重新分配已按要求进行
客户一直了解这一积压情况以及为遏制积压而采取的措施。
您的冲刺计划会议的重点应该是确定一个目标。您应该考虑确定在冲刺期间实际可行的工作量，并据此分配任务。
尝试在一周早些时候安排冲刺计划。这样做可以确保团队的环境和流程在周末受到的干扰较少。
用数据支持冲刺计划
尽可能多地保存数据、数字和图表。如果你用比较术语来谈论，这一点尤其正确。假设你正在谈论上一个冲刺的表现，以及你希望在即将到来的冲刺中如何提高表现。
现在，一个更好的想法是为团队成员提供数字和指标，以便他们改进和成长。
不过，尽量不要安排回顾讨论——我们在指南的第二部分讨论了这一点。
给你的团队足够的心理空间和带宽来真正回顾。只有这样，他们才能更多地参与冲刺规划。
准备，开始！
一切就绪后，您和您的团队成员应该对冲刺预测感到满意。
规划完成后，最好获得所有相关人员的口头批准。您还可以解决团队此时可能遇到的任何问题。
5. 处理所有客户的报告和内部工作
报告是项目生命周期中最重要的方面之一——尤其是在计费和发票方面。
你应该有一个严格的结构来处理所有与报告相关的任务。这不仅应该用于向客户报告，还应该用于内部相互报告。
为此，您可以使用 Google 表格来跟踪正在处理的每个任务、每个项目。在那里，您可以密切关注有关任务的重要数据。
例如，如果它是一个内容片段，您可以提及以下项目以实现无缝报告：
标题
观众
文档链接
字数统计
评论
一旦任务完成，您就可以继续实时更新这样的系统。
这样，你会发现报告（无论是向客户还是内部报告）都不再那么麻烦。如果你每天练习，它就会成为你工作流程的一部分，并实时更新跟踪和报告系统。
客户报告模板
6. 设置通话、会议和签到来设定团队节奏
使用 Zoom、Hangouts 等视频会议工具，为重要的讨论会议预留时间。这可以包括以下会议：
每周与团队进行状态更新检查
与团队成员讨论具体任务
新客户入职讨论
对于上面列出的情况，您可以预先计划您的会议——确保您这样做。
提前将这些会议添加为活动，以阻止团队成员的日历。这样，每个人都有时间为会议做准备，并使会议更加富有成效。
作为一般做法，一定要提前确定会议议程和目标。所有参加会议的人都应该对议程有共识，为此，他们需要提前知道。
虽然您可以自动设置大多数常规通话，但您仍然可以为此准备 SOP 文档。在此，您可以概述在安排通话和加入通话时应牢记的关键要点。
这样，您的组织就会有一个万无一失的系统。
团队会议议程模板
7. 培育问责文化
在您竭尽全力让您的远程团队保持愉快和高效的同时，您也应该严格灌输一种责任文化。
而且，问责不应与指控相混淆。
再读一遍。
错误是生活和工作的一部分，期望你的队友在每项任务上都表现得完美有些过分了。
让他们知道，只要不再犯错，他们的错误是可以接受的。这样，你就给了他们一个安全的空间，他们也会更能接受自己犯下的任何错误。
这样，他们最终就会从自己的错误中吸取教训，并为自己的错误承担责任。
这只是一种想法。你可以探索更多方法来实现这一点——但最终目标是创造一种鼓励创新、创造但不回避错误的文化。相反，通过承认错误、承担责任和不断进步，这种文化在每一次错误中蓬勃发展。
总结
至此，我们结束了本篇详尽的指南。
在你们期待成长的过程中，与你们一起度过这段时光是一件非常有趣的事情。
在 BAMF，我们关注的是成长。
其中一部分就是拥有适当的系统，并由世界上最优秀的团队配备合适的工具。
是的，我们就是这么相信我们的人民。
如果您已经关注我们到这里，那么您肯定已经获得了必要的见解，可以让您的远程团队保持愉快和高效，并且管理工作而不让工作管理您。
按照我们提到的步骤，按照建议行事，但不要忘记即兴发挥。
毕竟，你最了解如何管理你的团队——但只要牢记以上几点，你就可以开始了！
