与您的机构进行电子邮件沟通：5 条戒律
Posted: Tue Dec 10, 2024 9:41 am
在一个美丽的工作日清晨，阳光透过办公室的窗户照射进来，我手里拿着咖啡，准备好当天的优先事项清单。我从 CrossFit 锻炼回来，垫子上充满了内啡肽，我对生活微笑。我不希望有什么可怕的 拉脱维亚电话号码数据 事情会扰乱我的一天。突然电话响了。客户需要与其项目相关的信息。我知道我的电子邮件中有此信息。所以我注意到他的需求并告诉他我会尽快给他答复。接下来是一段研究时间……事实证明这太长了！我意识到这些信息通过电子邮件交流被很好地隐藏起来，没有任何线索表明它的存在。简而言之，我浪费了一天的 45 分钟，而这项研究本来可以在 5 分钟内完成。我心情不太好，但至少我找到了资料！
这不是吹牛，而是在一个机构中，项目经理往往是一项任务的基石（开发人员可能有不同的意见，但这是我的博文，留下我的辉煌时刻）。他回答客户和团队关于当前项目的问题，充当组织对先前任务的记忆，并且是与无限而精彩的网络世界相关的任何问题的顾问。因此，我们必须高效并快速反应。良好的工作组织至关重要，客户有能力为其和谐进步做出贡献。毕竟这是一次合作！
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如果我们给自己一些简单的规则来优化项目相关沟通方面的客户/代理关系，会怎么样？您很有可能使用专门用于此任务的管理工具，但电子邮件至关重要：它是最常用的工具，也是我将重点关注的工具。我们将看到如何使搜索电子邮件变得更容易，改善整体沟通，甚至可能建立更持久的关系（看起来我在谈论情侣关系！我实际上提出了一个新的Courrier du coeur风格专栏，但是这个博客的编辑拒绝了，我不知道为什么......）。有些元素对你来说可能看起来微不足道或牵强，但我可以确认它们仍然（太）频繁地发生。我知道，没有人是完美的，最重要的是，改变我们的旧习惯很难，但我希望我们能做到！
1.从旧邮件开始提出请求，你不敢
除非您想提供有关开发中的元素或已经讨论过的元素的反馈，否则请：不要利用旧的交换来提出新的请求。您的电子邮件标题将与您的主题无关，这总是令人困惑。您的请求中将附有大量完全无用的电子邮件，如果您必须追踪任何信息，它将会变得混乱。
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2.正确使用标题字段，你就知道
电子邮件的主题是您首先看到的内容。因此，重要的是它有意义且清晰。它不适合下订单：空间有限，因此您不应该写小说。如果需要很长，请利用为此目的提供的文本字段。标题会清晰，电子邮件的内容会很好地呈现，并且会吸引我的眼睛。
3.“紧急”这个词，你会明智地使用
啊啊，当我们接触到“紧急”这个词时，没有什么感觉。我认为这是电子邮件标题中使用的最糟糕的词！正如我的朋友加布里埃尔所说，如果没有人面临死亡危险，那就不紧急。我们不是在拯救生命！首先，每个优秀的项目经理每天都会多次检查他们的电子邮件，并相应地管理他们的优先级。即使标题中出现了 5 次著名的单词，也不意味着请求会得到更快的处理。经理并不总是在屏幕前。他有时会开会、忙于完成另一项任务或干脆缺席。
此外，如果您的网站遇到重大（甚至小）问题，甚至在您的电子邮件到达之前，团队就会收到通知。我们监控一切并自动通知问题。最终，“紧急”这个词只会让沟通变得更加激进。
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4. 您将指定一位资源人员
你们公司有几个人涉及此案吗？确定由谁来处理与该机构的交流非常重要。显然，我们可以在电子邮件副本中添加其他相关利益相关者，但必须不惜一切代价避免不同人之间的交流，以尽量减少信息丢失或更糟的情况，造成混乱的风险。
5. 代理机构提供的管理工具，您会使用
我知道，我知道，还有一件事需要掌握。在我们的案例中，Spektrum 建议使用 Pivotal 来跟踪项目的任务和用户故事。它超级简单又有效。很多人会用Basecamp，这也很好。我不想列出可能的工具，只是指出，如果该机构实施并提供它，最好使用它。同样，我们的目标是集中信息并避免丢失信息。
最后一句话
基本上，有时候你只需要改变一些习惯就能让沟通更顺畅。我们在项目的开发中都有共同的责任。最佳的沟通只会改善流程并优化我们的生产力。在截止日期之前交付的项目总是让人高兴。
您有获胜的秘诀吗？不要犹豫，在评论中分享吧
这不是吹牛，而是在一个机构中，项目经理往往是一项任务的基石（开发人员可能有不同的意见，但这是我的博文，留下我的辉煌时刻）。他回答客户和团队关于当前项目的问题，充当组织对先前任务的记忆，并且是与无限而精彩的网络世界相关的任何问题的顾问。因此，我们必须高效并快速反应。良好的工作组织至关重要，客户有能力为其和谐进步做出贡献。毕竟这是一次合作！
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如果我们给自己一些简单的规则来优化项目相关沟通方面的客户/代理关系，会怎么样？您很有可能使用专门用于此任务的管理工具，但电子邮件至关重要：它是最常用的工具，也是我将重点关注的工具。我们将看到如何使搜索电子邮件变得更容易，改善整体沟通，甚至可能建立更持久的关系（看起来我在谈论情侣关系！我实际上提出了一个新的Courrier du coeur风格专栏，但是这个博客的编辑拒绝了，我不知道为什么......）。有些元素对你来说可能看起来微不足道或牵强，但我可以确认它们仍然（太）频繁地发生。我知道，没有人是完美的，最重要的是，改变我们的旧习惯很难，但我希望我们能做到！
1.从旧邮件开始提出请求，你不敢
除非您想提供有关开发中的元素或已经讨论过的元素的反馈，否则请：不要利用旧的交换来提出新的请求。您的电子邮件标题将与您的主题无关，这总是令人困惑。您的请求中将附有大量完全无用的电子邮件，如果您必须追踪任何信息，它将会变得混乱。
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2.正确使用标题字段，你就知道
电子邮件的主题是您首先看到的内容。因此，重要的是它有意义且清晰。它不适合下订单：空间有限，因此您不应该写小说。如果需要很长，请利用为此目的提供的文本字段。标题会清晰，电子邮件的内容会很好地呈现，并且会吸引我的眼睛。
3.“紧急”这个词，你会明智地使用
啊啊，当我们接触到“紧急”这个词时，没有什么感觉。我认为这是电子邮件标题中使用的最糟糕的词！正如我的朋友加布里埃尔所说，如果没有人面临死亡危险，那就不紧急。我们不是在拯救生命！首先，每个优秀的项目经理每天都会多次检查他们的电子邮件，并相应地管理他们的优先级。即使标题中出现了 5 次著名的单词，也不意味着请求会得到更快的处理。经理并不总是在屏幕前。他有时会开会、忙于完成另一项任务或干脆缺席。
此外，如果您的网站遇到重大（甚至小）问题，甚至在您的电子邮件到达之前，团队就会收到通知。我们监控一切并自动通知问题。最终，“紧急”这个词只会让沟通变得更加激进。
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4. 您将指定一位资源人员
你们公司有几个人涉及此案吗？确定由谁来处理与该机构的交流非常重要。显然，我们可以在电子邮件副本中添加其他相关利益相关者，但必须不惜一切代价避免不同人之间的交流，以尽量减少信息丢失或更糟的情况，造成混乱的风险。
5. 代理机构提供的管理工具，您会使用
我知道，我知道，还有一件事需要掌握。在我们的案例中，Spektrum 建议使用 Pivotal 来跟踪项目的任务和用户故事。它超级简单又有效。很多人会用Basecamp，这也很好。我不想列出可能的工具，只是指出，如果该机构实施并提供它，最好使用它。同样，我们的目标是集中信息并避免丢失信息。
最后一句话
基本上，有时候你只需要改变一些习惯就能让沟通更顺畅。我们在项目的开发中都有共同的责任。最佳的沟通只会改善流程并优化我们的生产力。在截止日期之前交付的项目总是让人高兴。
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